A) für Mitglieder, Ehrenamtliche, Spender*innen, Förderer*innen, Teilnehmer*innen von Veranstaltungen/Mitmachaktionen, Interessent*innen und Geschäftspartner*innen sowie Vertreter*innen öffentlicher Verwaltungen sowie
B) Bewerber*innen
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Nachfolgend möchten wir Ihnen einen Überblick geben, wie wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten welche Arten von personenbezogenen Daten wir als Verantwortliche zu welchen Zwecken und in welchem Umfang über unsere Websites und Social Media hinaus verarbeiten.
A) Informationen zur Datenverarbeitung nach der DSGVO für Mitglieder, Ehrenamtliche, Spender*innen, Förderer*innen, Teilnehmer*innen von Veranstaltungen/Mitmachaktionen, Interessent*innen und Geschäftspartner*innen sowie Vertreter*innen öffentlicher Verwaltungen
Hier geben wir einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Mitglied, Spender*in, Förderer*in, Teilnehmer*in , Interessent*in und Geschäftspartner*in. Wir erläutern die Kategorien von personenbezogenen Daten, Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen sowie die Kategorien von Datenempfänger*innen, die Dauer der Datenspeicherung und Ihre Datenschutzrechte.
Verarbeitung personenbezogener Daten durch die NABU-Naturschutzstation
Nachfolgend möchten wir Ihnen einen Überblick geben, welche Arten von personenbezogenen Daten wir als Verantwortliche von Ihnen als Mitglied, Spender, Interessent und Geschäftspartner zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Sofern Datenverarbeitungen bei dem Besuch der Webseite stattfinden, verweisen wir auf unsere „Datenschutz- und Cookie-Richtlinie“.
1. Kategorien von personenbezogenen Daten
Welche Kategorien von personenbezogenen Daten von der Verantwortlichen verarbeitet werden, hängt maßgeblich davon ab, aus welchem Anlass und in welchem Rahmen ein Kontakt oder eine Vertragsbeziehung zu Ihnen entsteht oder besteht. Zu unterscheiden ist zum Beispiel zwischen Mitgliedern, Spendern und Spenderinnen, Förderern und Förderinnen, Interessenten und Interessentinnen sowie Geschäftspartnern und -partnerinnen. Im Rahmen einer Mitgliedschaft, einer Spende, einer Mitmach-Aktion (z.B. Gewinnspiele, Tier-/Insektenbeobachtungsdaten), einer Anfrage oder eines sonstigen Vertrages verarbeitet die Verantwortliche in Abhängigkeit zu der konkreten Beziehung in der Regel folgende Kategorien von Daten:
Sofern es während der Mitgliedschaft, der Spenden- und Interessentenbetreuung, insbesondere von Mitmach-Aktionen, oder einer Geschäftsbeziehung zu unmittelbaren Kontakten mit Ihnen kommt, werden weitere Daten, wie Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis und Kopien des Schriftverkehrs verarbeitet.
2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die Verantwortliche verarbeitet Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten zur Erfüllung des jeweiligen Vertrages (zum Beispiel Mitgliedschaft, Spende, Mitmach-Aktion, sonstige Geschäftsbeziehung) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (zum Beispiel (kostenpflichtige) Informationsbestellungen) mit Ihnen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Für diese Zwecke werden auch Ihre Kontaktdaten zum Beispiel im Rahmen konkreter Informationen und (u. a. Erfolgsbericht zum unterstützten Spendenprojekt) Rückfragen verwendet.
Die Verantwortliche unterliegt zudem diversen gesetzlichen Vorgaben (zum Beispiel Geldwäschegesetz, Steuergesetze) und verarbeitet insoweit Ihre Daten auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) oder im öffentlichen Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem
Sofern erforderlich verarbeitet die Verantwortliche Ihre Daten im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen der Verantwortlichen oder Dritter. Zum Beispiel:
Ebenfalls im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen der Verantwortlichen verarbeitet die Verantwortliche Ihre Daten zum Beispiel auf der Basis der Mitgliedschaft, der Spendenbeziehung, von Mitmach-Aktionen, , bestehender Verträge oder von Anfragen für bedarfsgerechte Informationen im Rahmen der satzungsgemäßen Zwecken der Verantwortlichen (Eigenwerbung) nach folgenden Maßgaben:
Die Verantwortliche übermittelt Ihre Daten nicht für werbliche Zwecke an Dritte.
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den oben aufgeführten Kontaktdaten (siehe Ziffer 1.) widerrufen werden. Einwilligungen können unter anderem erteilt werden für
3. Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten
Innerhalb der Organisation der Verantwortlichen erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten sowie auf Basis der Interessensabwägung unter Berücksichtigung der jeweiligen Datenkategorie zur Aufgabenerfüllung benötigen. Auch von der Verantwortlichen eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese als Auftragsverarbeitende nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden.
Mögliche Empfänger personenbezogener Daten sind hiernach zum Beispiel:
4. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU beziehungsweise des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (zum Beispiel steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleistende im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (zum Beispiel Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.
5. Dauer der Datenspeicherung
Die Verantwortliche verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung ihrer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten sowie auf Basis der Interessensabwägung unter Berücksichtigung der jeweiligen Datenkategorie erforderlich ist. Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre – befristete – Weiterverarbeitung ist, zum Beispiel in einem gesonderten Archiv mit eingeschränkten Zugangsberechtigungen, zu folgenden Zwecken erforderlich:
6. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung (zum Beispiel Mitgliedschaften, Spendenabwicklung, sonstige Verträge) müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und gegebenenfalls beenden müssen.
7. Nutzung der Videokommunikationssoftware der Zoom Video Communications Inc. für digitale Veranstaltungen
Wir nutzen das Tool „Zoom“ auf der Basis der Lizenzvereinbarungen Pro, um digitale Veranstaltungen wie Online-Meetings, -Workshops und -Seminare (auch bekannt als „Webinare“) durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, die ihren Sitz in den USA hat.
Für die Online-Meetings, soweit technisch möglich, haben wir in unsere Zoom-Konfiguration die durchgehende End-zu-End-Verschlüsselung aktiviert.
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Umfang der Verarbeitung
Die Verantwortliche verwendet „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, etwa, für die Erstellung von Protokollen, werden wir Ihnen dies vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Online-Seminaren oder zu protokollierenden –Meetings können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer*in registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der NABU-Naturschutzstation verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Empfänger/Weitergabe von Daten/Drittstaatenübermittlung
Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind.
Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns Zoom Video Communications Inc. als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet Zoom Video Communications Inc. Ihre Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Die Datenverarbeitung kann dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Im Hinblick auf Zoom Video Communications Inc. kann ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln sowie weiterer geeigneter Maßnahmen (Einrichtung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und durch die Nutzung der Data Routing-Funktion; Hierunter versteht man die Möglichkeit selbst zu bestimmen, durch welche Rechenzentren die Daten während der Meetings und Webinare fließen sollen.) angenommen werden.
Weitere Hinweise:
Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
B) Informationen zur Datenverarbeitung nach der DSGVO für Bewerber*innen
Hier geben wir einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Bewerber*in auf ein Stellenangebot oder im Rahmen einer Initiativbewerbung. Wir erläutern die Kategorien von personenbezogenen Daten, Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen sowie die Kategorien von Datenempfänger*innen, die Dauer der Datenspeicherung und Ihre Datenschutzrechte.
Verarbeitung personenbezogener Daten durch die NABU-Naturschutzstation Niederrhein
1. Kategorien von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben. Hierbei handelt es sich in der Regel um folgende Daten:
Sofern Sie Sonderrechte für Schwerbehinderte im Bewerbungsverfahren in Anspruch nehmen möchten, können Sie Ihre Schwerbehinderung im Bewerbungsschreiben angeben.
Sofern nicht ausnahmsweise eine gesetzliche Verpflichtung besteht (zum Beispiel ärztliche Bescheinigung nach Jugendarbeitsschutzgesetz), entscheiden Sie selbst, welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen.
2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die Verantwortliche verarbeitet Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten, um Ihre Eignung für die Stelle (oder gegebenenfalls andere offene Positionen beim Verantwortlichen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren im Rahmen der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf der Grundlage von Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n.F.) durchzuführen.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs.1 lit f) DSGVO erfolgen. Die Interessen der Verantwortlichen bestehen dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
3. Empfängerin und Kategorien von Empfängern der Daten
Bewerbung auf Stellenanzeige
Um sich auf eine ausgeschriebene Stelle zu bewerben, ist Ihre Bewerbung an bewerbung@nabu-naturschutzstation.de zu schicken.
Ihre Bewerbung wird nach Eingang von der Verantwortlichen gesichtet. Ausschließlich die für die Auswahl zuständigen Personen haben Zugriff auf das fachbereichsspezifische E-Mail-Konto bzw. Ihre Bewerbungsunterlagen. Denn bei der Verantwortlichen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens benötigen. Anschließend werden für die Stelle in Frage kommende*n Bewerber*innen zu (mehreren) Bewerbungsgesprächen in der Geschäftsstelle eingeladen – nur in Ausnahmefällen (z.B. auf Wunsch und mit gültiger Einwilligung bei Bewerber*innen aus dem Ausland) werden Gespräche über Telefon- oder Videokonferenzen durchgeführt. Nach der Auswertung der Bewerbungsgespräche erfolgen die Auswahl und der Einstellungsprozess, hierbei werden Ihre Daten von den zuständigen Personen der Verwaltung, Buchhaltung, und der Geschäftsführung verarbeitet.
Mögliche weitere Empfänger personenbezogener Daten sind zum Beispiel:
Initiativbewerbung
Ihre Initiativbewerbung wird nach Eingang Ihrer Bewerbung auf bewerbung@NABU-Naturschutzstation.de von der Verwaltung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Zuständigen und den Vorstand weitergeleitet. Das weitere Verfahren folgt dem oben beschriebenen Prozess.
Bewerbungen von Praktikant*innen und Freiwilligendienste (FÖJ/ BFD)
Ihre Bewerbung wird nach Eingang Ihrer Bewerbung auf bewerbung@NABU-Naturschutzstation.de von der Verwaltung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die an die Zuständigen weitergeleitet. Das weitere Verfahren folgt dem oben beschriebenen Prozess.
4. Dauer der Datenspeicherung
Ihre Daten werden bei der Verantwortlichen solange gespeichert, bis Sie Ihre (Initiativ-) Bewerbung zurückziehen, längstens jedoch 6 Monate, es sei denn Sie haben uns eine längere Aufbewahrungszeit mitgeteilt. Wird das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, ohne dass wir Sie einstellen, speichern wir Ihre Daten bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Sofern es im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu einem außergerichtlichen/gerichtlichen Verfahren kommt, speichern wir Ihre Daten bis zu dem Abschluss des Verfahrens.
Werden Sie bei uns eingestellt, übernehmen wir Ihre Bewerbungsdaten in Ihre Personalakte.
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